I. Pendahuluan

Kemajuan pesat teknologi informasi telah mempercepat transisi dunia menuju era baru lebih yang cepat dari yang dibayangkan sebelumnya [1]. Semua tindakan yang berkaitan dengan pendanaan, investasi, dan manajemen aset yang memiliki beberapa tujuan menyeluruh dikategorikan sebagai manajemen keuangan [2]. Semua tindakan organisasi yang diambil untuk mendapatkan, mendistribusikan, dan menggunakan uang dengan cara yang ekonomis dan efisien termasuk dalam manajemen keuangan. Mendapatkan uang hanyalah salah satu aspek dari manajemen keuangan, aspek lainnya adalah memahami cara menggunakan dan menanganinya [3]. Manajemen keuangan juga sangat penting bagi perusahaan karena berperan dalam mengelola sumber daya keuangan perusahaan dengan efisien dan efektif.

Salah satu hal penting dalam manajemen keuangan yaitu penyusunan laporan keuangan. Sebelum berkembangnya teknologi, penyusunan laporan keuangan dilakukan secara manual. Kekurangan dari pencatatan manual cukup banyak, yang paling utama adalah lamanya waktu yang diperlukan karena proses kerja yang panjang. Kemajuan teknologi modern kemudian mengikuti pertumbuhan manajemen keuangan. Banyak bisnis yang beralih ke sistem informasi akuntansi berbasis komputer karena kebutuhan akan informasi dan penyajian laporan keuangan yang cepat dan akurat, serta kecanggihan teknologi yang terus meningkat.

Menggunakan sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan salah satu bentuk kemajuan dalam ilmu pengetahuan dan teknologi, di mana komputer kini menggantikan pencatatan akuntansi yang ditulis tangan[4]. Digitalisasi ini memungkikan proses manajemen keuangan menjadi lebih efisien dan memberikan hasil yang lebih akurat. Akan tetapi, di KAP Heliantono dan Rekan belum sepenuhnya memanfaatkan digitalisasi untuk pengolahan data keuangan. Hal tersebut memungkinkan terjadinya kesalahan dan membutuhakan waktu yang lebih lama dalam pengolahan data keuangan.

Bagi perusahaan untuk mendorong keberlanjutan organisasi dan meningkatkan daya saing, sistem informasi dan teknologi telah terbukti cukup krusial[5]. Perangkat lunak dan teknologi informasi juga merupakan komponen penting dalam manajemen dan analisis informasi keuangan[6]. Teknologi memungkinkan manusia untuk mengatasi tantangan di bidang bisnis dan akuntansi serta bidang lainnya. Informasi yang cepat, akurat, dan tepat yang dimungkinkan oleh teknologi membantu mengatur data perusahaan dalam jumlah yang sangat besar[7]. Pengelolaan data keuangan telah mengalami transformasi substansial sebagai hasil dari kemajuan teknologi informasi. Dalam konteks penyusunan laporan keuangan, teknologi memberikan peran yang sangat penting dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kualitas laporan keuangan.

Laporan keuangan adalah catatan informasi tentang keuangan suatu entitas selama suatu waktu tertentu, yang dapat menunjukkan kinerja keuangan entitas tersebut[8]. Laporan keuangan bersifat historis, karena laporan keuangan menghasilkan data mengenai status keuangan dan kinerja perusahaan di masa lalu (historis)[9]. Laporan keuangan digunakan sebagai informasi tambahan mengenai kinerja perusahaan dan kondisi keuangan perusahaan. Tujuan dari penyusunan laporan keuangan perusahaan adalah mempermudah penilaian tingkat keuntungan dan tingkat kesehatan perusahaan secara akurat[10].

Salah satu bentuk pemanfaatan teknologi informasi adalah penerapan Sistem Informasi Akuntansi. Sistem informasi akuntansi terdiri dari kumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang terintegrasi[11]. Perusahaan sering menghadapi tantangan ketika mengimplementasikan Sistem Informasi Akuntansi yang dikembangkan sendiri. Seperti desain Sistem Informasi Akuntansi yang gagal memenuhi kebutuhan pengguna karena ketidakmampuan pengguna untuk mengkomunikasikan kebutuhan informasi secara efektif kepada pengembang. Prosedur pengembangan yang dilakukan membutuhkan investasi waktu dan biaya yang cukup besar bagi perusahaan. Dengan membeli sistem yang sudah jadi (software), masalah tersebut dapat diatasi.

Peneletian yang dilakukan oleh [12] menjelaskan bahwa, pemanfaatan aplikasi Microsoft Excel untuk mengimplementasikan sistem informasi akuntansi berbasis komputer memberikan hasil yang lebih efisien dibandingkan dengan sistem manual. Penerapan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi ini dapat mempermudah penyusunan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan untuk menentukan kebijakan yang harus diterapkan dalam rangka mencapai tujuan dan memitigasi risiko. Kemudian, penelitian yang dilakukan oleh [13] menjelaskan bahwa efektivitas dan efisiensi pengunaan aplikasi akuntansi berpengaruh secara simultan terhadap penyusunan laporan keuangan.

Kantor Akuntan Publik Heliantono dan Rekan berdiri sejak 1996, terdiri dari para profesional terpilih yang bekerja dalam bidang asurans, akuntansi, perpajakan, keuangan, dan manajemen. Kantor ini memiliki cabang di Bandung, Jawa Barat, pada tahun 2012, dan pada tahun 2013, memiliki cabang di Surabaya dan Sidoarjo, Jawa Timur[14]. Kantor Akuntan Publik Heliantono dan Rekan sebagai lokasi magang untuk dapat belajar mengenai manajemen keuangan secara langsung dari Profesional yang berpengalaman, serta dapat mengimplementasikan teori yang di dapat dari perkuliahan untuk di praktikan. Dikarenakan Kantor Akuntan Publik melayani banyak klien dari berbagai industri, praktikan berharap dapat memperlajari bagaimana manajemen keuangan di berbagai industri. Dengan demikian, praktikan ingin mengetahui bagaimana prosedur penyusunan laporan keuangan perusahaan yang efisien. Serta turut andil dalam proses penyusunan laporan keuangan perusahaan.

Pada kesempatan magang ini, praktikan berupaya untuk menerapkan digitalisasi dalam proses pengolahan data keuangan di Kantor Akuntan Publik Heliantono dan Rekan. Penerapan digitalisasi pada proses pengolahan data keuangan diharapkan dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan memberikan hasil yang lebih akurat. Serta, diharapkan proses pengolahan data keuangan menjadi lebih efisien.

II. Case

Terdapat sejumlah kegiatan yang dilakukan selama magang di KAP Heliantono dan Rekan. Kegiatan tersebut berhubungan dengan penyusunan laporan keuangan perusahaan. Pada KAP Heliantono dan Rekan, aplikasi Akoontan dimanfaatkan sebagai alat penyusunan laporan keuangan. Aplikasi Akoontan adalah sebuah aplikasi akuntansi yang dirancang khusus untuk memudahkan pengelolaan keuangan, terutama untuk organisasi atau lembaga seperti masjid. Aplikasi ini hadir dengan fitur-fitur yang mirip dengan Microsoft Excel, sehingga pengguna yang sudah familiar dengan Excel akan lebih mudah beradaptasi[15].

Pada saat pelaksanaan kegiatan magang, praktikan menemukan beberapa permasalahan terkait prosedur pengolahan data. Pengolahan data didefinisikan sebagai manipulasi data menjadi bentuk yang lebih berguna dan bermakna, sehingga dapat digunakan oleh orang-orang yang membutuhkan[16]. Praktikan menemukan dua permasalahan terkait dengan pengolahan data untuk kebutuhan penyusunan laporan keuangan perusahaan antara lain:

Permasalahan pertama, pemindahan data rekening koran ke excel dilakukan dengan prosedur yang cukup panjang. Prosedur tersebut meliput: 1) merubah print out rekening koran menjadi gambar, 2) merubah gambar menjadi Pdf, 3) mengimport data berupa Pdf ke Excel, 4) merapikan data di Excel. Proses tersebut memerlukan banyak waktu dan rentan terhadap kesalahan human error saat merapikan data, seperti salah ketik atau terlewatnya data. Hal tersebut dikarenakan terdapat karakter-karakter yang tidak dapat terbaca dengan jelas oleh Excel. Setiap langkah tambahan dalam proses ini meningkatkan risiko kesalahan manusia, seperti kesalahan dalam penyalinan atau format data, yang tidak hanya membutuhkan waktu tambahan untuk koreksi tetapi juga dapat merusak kualitas data. Selain itu, proses ini berpotensi mengakibatkan ketidak akuratan laporan keuangan yang dihasilkan. Pemindahan data rekening koran ke Excel yang dilakukan dengan prosedur yang panjang juga secara signifikan mempengaruhi efisiensi.

Permasalahan kedua, pencatatan transaksi dilakukan dengan sistem single entry. Single entry, yang juga dapat diterjemahkan sebagai pencatatan tunggal merupakan sistem pencatatan transaksi keuangan yang hanya dilakukan satu kali dalam satu. Hanya daftar transaksi yang berdampak pada akun kas yang disertakan dalam transaksi yang dicatat dalam sistem ini.[17]. Sistem ini memiliki kelemahan yaitu kurang detailnya informasi yang dihasilkan. Hal ini dikarenakan hanya transaksi yang berkaitan dengan perubahan pada akun kas yang dicatat, sehingga tidak memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi keuangan perusahaan. Pencatatan transaksi menggunakan sistem single entry dapat menimbulkan berbagai masalah yang signifikan terkait dengan akurasi dan manajemen keuangan. Dalam sistem single entry, setiap transaksi hanya dicatat sekali, biasanya dalam satu buku besar atau jurnal. Hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam melacak dan memverifikasi keakuratan data, karena tidak ada mekanisme otomatis untuk memastikan bahwa setiap transaksi dicatat dengan seimbang dalam dua akun yang berbeda.

Kedua permasalahan yang ditemukan oleh praktikan berkaitan dengan ketidak efisiensian prosedur yang digunakan dalam pengolahan data keuangan. Ketidak efisiensian tersebut dapat mengakibatkan pemborosan sumber daya. Misalnya, tenaga kerja yang harus menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengoreksi kesalahan atau mengulang proses yang sama karena kurangnya otomatisasi. Di sisi lain, ketidak efisiensian prosedur pengolahan data keuangan juga meningkatkan risiko kesalahan.

III. Solution

Berdasarkan permasalahan yang telah dijabarkan sebelumnya, praktikan memberikan solusi sebagai upaya penyelesaian permasalahan sebagai berikut:

Solusi permasalahan pertama yaitu pemanfaatan aplikasi Notebloc Scanner sebagai alat untuk memindahkan data rekening koran yang berupa print out ke excel. Aplikasi pemindai gratis Notebloc Scanner dikembangkan oleh perusahaan notebook di Barcelona dan mendukung penggunaan tak terbatas[18]. Pada aplikasi Notebloc Scanner terdapat fitur OCR, fitur ini memungkinkan aplikasi "membaca" teks dari gambar. Sederhananya, OCR mengubah gambar yang berisi teks menjadi teks yang dapat diedit secara digital. Langkah-langkah yang dilakukan oleh pelaksana dalam pemanfaatan Notebloc Scanner yaitu: 1) menscan rekening koran dengan menggunakan aplikasi Notebloc Scanner, 2) memilih menu OCR dan menyalin hasil OCR berupa text, kemudian memindahkan ke Microsoft Word, 3) memberikan tanda “;” yang berfungsi untuk pemisah kolom, 4) memindahkan data dari Microsoft Word ke Excel, kemudian memilih tools Text to Coloumns untuk merubah data menjadi bentuk kolom.

Gambar 1. Pemindahan data rekening koran ke Excel menggunakan aplikasi Notebloc Scanner

Dengan menggunakan aplikasi Notebloc Scanner, pemindahan data rekening koran berupa print out ke Excel menjadi lebih efisien. Selain mempersingkat waktu pengerjaan, penggunaan aplikasi ini juga meminimalisir terjadinya kesalahan yang berasal dari human error. Hal tersebut dikarenakan aplikasi ini mampu membaca data berupa huruf, simbol dan angka dengan cukup akurat.

Solusi permasalahan kedua, praktikan menyarankan untuk melakukan pencatatan transaksi laporan keuangan dengan sistem double entry. Pencatatan transaksi yang dikenal sebagai sistem double entry, atau pencatatan ganda dalam bahasa Indonesia, ditandai dengan keterlibatan setidaknya dua akun dalam setiap transaksi[19]. Dalam konsep sistem pencatatan ganda (double entry), setiap transaksi akan selalu menimbulkan dua dampak yang harus diperhatikan, yang disebut sebagai prinsip dualitas. Sistem double entry ini memungkinkan penyusunan laporan keuangan perusahaan menjadi lebih efisien. Pencatatan menggunakan sistem double entry ini memberikan hasil yang lebih jelas dan rinci, sehingga laporan keuangan dapat dengan mudah untuk dipahami.

Efisiensi menjadi dampak dari penerapan kedua solusi tersebut. Penggunaan aplikasi Notebloc Scanner untuk memindahkan data rekening koran dari print out ke Excel memberikan berbagai manfaat signifikan. Aplikasi ini memungkinkan proses pemindahan data menjadi jauh lebih efisien dan cepat dibandingkan dengan prosedur yang sebelumnya diterapkan. Kemudian, menerapkan sistem pencatatan transaksi laporan keuangan dengan metode double entry memberikan manfaat yang signifikan. Dengan sistem ini, setiap transaksi dicatat dalam dua akun yang berbeda sebagai debit di satu akun dan sebagai kredit di akun lainnya. Hal ini memastikan bahwa setiap perubahan dalam keuangan tercatat dengan akurat dan konsisten, sehingga meminimalisir risiko kesalahan dan memberikan gambaran yang jelas tentang kondisi keuangan perusahaan. Sistem double entry juga mempermudah deteksi dan koreksi kesalahan, karena ketidaksesuaian antara total debit dan kredit dapat segera diidentifikasi dan diperbaiki.

IV. Simpulan

Perkembangan teknologi informasi telah membawa perubahan signifikan dalam bagaimana cara mengelola data keuangan. Dalam konteks penyusunan laporan keuangan, teknologi memberikan peran yang sangat penting dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kualitas laporan keuangan. Pada KAP Heliantono dan Rekan, aplikasi Akoontan dimanfaatkan sebagai alat penyusunan laporan keuangan. Dalam menyiapkan data guna penyusunan laporan keuangan perusahaan menggunakan aplikasi Akoontan, digitalisasi diperlukan untuk mengefisiensi pekerjaan. Selain itu, sistem entry data yang digunakan juga dapat mempengaruhi hasil dari penyajian laporan keuangan perusahaan.

Penerapan digitalisasi tersebut memberikan manfaat berupa efisiensi dalam proses pengolahan data. Penggunaan aplikasi Notebloc Scanner mempersingkat proses pengolahan data keuangan. Selain itu, hasil yang akurat merupakan manfaat yang diberikan dari pengolahan data menggunakan digitalisasi. Kemudian, penerapan sistem double entry juga memberikan dampak berupa efisiensi dan efektifitas dalam penyusunan laporan keuangan. Penerapan sistem double entry memberikan hasil yang lebih jelas dan rinci, sehingga laporan keuangan dapat dengan mudah untuk dipahami. Sangat penting untuk menyiapkan laporan keuangan secara efisien karena dapat menghemat waktu dan biaya, serta memungkinkan alokasi sumber daya yang lebih baik. Selain itu, proses yang efektif berkontribusi pada keakuratan dan kualitas data, sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan dan memastikan pelaporan yang andal.

Ucapan Terima Kasih

Ucapan terimaksih praktikan sampaikan kepada yang terhormat Bapak Agus Arnowo selaku Partner dari Kantor Akuntan Publik Helinatono & Rekan dan ucapan terimakasih kepada divisi Junior Auditor. Praktikan menyadari bahwa masih banyak kekurangan dan masih banyak yang harus dipelajari dalam proses pelaksanaan kegiatan magang di Kantor Akuntan Publik Heliantono dan Rekan. Semua ini tidak lepas dari kemampuan dan keterbatasan yang dimiliki oleh praktikan. Dengan demikian praktikan mengucapkan terimaksih atas kesempatan luar biasa yang telah diberikan, serta telah diterima dan diperlakukan dengan baik selama melaksanakan kegiatan magang di Kantor Akuntan Publik Heliantono dan Rekan.