I. Pendahuluan

Aplikasi Data Pokok Pendidikan (Dapodik) merupakan sistem informasi yang dikembangkan oleh Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) sebagai basis data utama untuk pengelolaan data pendidikan di seluruh jenjang, termasuk Sekolah Menengah Atas (SMA) [1][2][3][4]. Implementasi Dapodik bertujuan untuk menyediakan data yang akurat, mutakhir, dan terintegrasi, yang dapat digunakan untuk perencanaan, penganggaran, dan pengambilan kebijakan di bidang pendidikan [5]. Secara khusus, dalam konteks pendataan peserta didik baru (PPDB), Dapodik memberikan manfaat dalam mempercepat proses pendaftaran, meminimalkan kesalahan data, dan meningkatkan efisiensi administrasi [6]. Dampak positif yang diharapkan dari implementasi Dapodik dalam PPDB meliputi peningkatan kualitas data siswa, efektivitas pengelolaan sumber daya pendidikan, dan transparansi proses penerimaan siswa baru [7].

Meskipun memiliki potensi yang besar, implementasi Dapodik di Indonesia masih menghadapi berbagai tantangan. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa masih terdapat permasalahan terkait dengan validitas dan akurasi data, kurangnya sumber daya manusia yang terlatih, serta infrastruktur teknologi yang belum memadai di beberapa sekolah [8]. Selain itu, proses pemutakhiran data yang tidak dilakukan secara berkala juga dapat menyebabkan data menjadi tidak relevan dan akurat. Menghadapi permasalahan ini, pihak sekolah memiliki peran krusial dalam memastikan implementasi Dapodik berjalan efektif. Peran tersebut meliputi penyediaan sumber daya yang memadai, peningkatan kapasitas operator Dapodik, serta pelaksanaan pemutakhiran data secara berkala dan akurat [9][10].

Berbagai fenomena yang terjadi dalam implementasi Dapodik di berbagai sekolah menunjukkan kompleksitas permasalahan yang ada. Penelitian di SMA Negeri 6 Watampone menemukan pentingnya peran operator sekolah dalam mengelola data untuk kemajuan dan peningkatan mutu pendidikan [11]. Talia Natasya dalam penelitiannya menyoroti bahwa kualitas sistem, kualitas informasi, dan kualitas layanan memiliki pengaruh positif terhadap penggunaan Dapodik oleh guru dan operator sekolah [12]. Sementara itu, penelitian lain menyoroti pentingnya pemanfaatan teknologi informasi terkini dalam sistem pengumpulan data secara online dan real-time.

Penelitian ini akan menggunakan model DeLone dan McLean untuk menganalisis kesuksesan implementasi Dapodik. Model ini mengukur kesuksesan sistem informasi berdasarkan enam variabel, yaitu kualitas sistem, kualitas informasi, kualitas layanan, penggunaan, kepuasan pengguna, dan manfaat bersih. Model ini relevan untuk menganalisis bagaimana kualitas sistem Dapodik, kualitas informasi yang dihasilkan, dan kualitas layanan yang diberikan memengaruhi kepuasan pengguna dan manfaat yang diperoleh dari penggunaan Dapodik dalam PPDB.

Secara teoritis, implementasi Dapodik seharusnya dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi pendataan siswa baru. Namun, fakta di lapangan menunjukkan bahwa masih banyak sekolah yang menghadapi kendala dalam implementasi Dapodik, seperti validitas data yang rendah dan kurangnya sumber daya manusia yang terlatih. Kesenjangan antara teori dan fakta ini menunjukkan pentingnya kajian mendalam mengenai implementasi Dapodik dalam PPDB, dengan fokus pada faktor-faktor yang memengaruhi keberhasilan implementasi dan strategi untuk mengatasi kendala yang dihadapi. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan rekomendasi yang konkret untuk meningkatkan efektivitas implementasi Dapodik dan mengoptimalkan manfaatnya bagi sekolah dan siswa. Selain itu, tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis implementasi Aplikasi Dapodik dalam pendataan peserta didik baru di SMA Negeri 1 Porong.

II. Metode

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus deskriptif tunggal untuk menganalisis implementasi kebijakan pendataan peserta didik baru melalui DAPODIK di SMAN 1 Porong [13]. Data dalam penelitian ini dikumpulkan dari berbagai sumber. Seperti wawancara semi-terstruktur yang dilakukan dengan Kepala Bagian Tata Usaha (Ka. TU), staf tata usaha bagian olah data DAPODIK, serta pihak-pihak lain yang terlibat dalam implementasi DAPODIK di sekolah. Panduan wawancara digunakan untuk memastikan semua topik penting tercakup, namun tetap memberikan fleksibilitas bagi informan untuk menyampaikan pandangan dan pengalaman mereka secara terbuka. Dokumentasi dan observasi yang dapat dilakukan untuk mengamati secara langsung proses implementasi DAPODIK di sekolah, seperti proses pengisian data oleh siswa, koordinasi antar staf, dan penggunaan infrastruktur TIK.. Teknik analisis dalam penelitian ini menggunakan teknik dari Miles & Huberman yang melewati tiga tahapan. Yakni mengumpulkan data, mereduksi data dan menarik kesimpulan [14][15][16].

III. Hasil dan Pembahasan

SMA Negeri 1 Porong memiliki 84 orang guru yang terdiri dari 72 orang guru berstatus PNS dan sudah mempunyai sertifikat pendidik semua dan 12 orang guru masih berstatus non PNS, juga mempunyai 6 orang tenaga kependidikan yang telah berstatus PNS dan 14 orang yang masih berstatus non PNS. Untuk meningkatkan mutu profesionalitas sebagian pendidik sedang melanjutkan ke jenjang Pasca Sarjana (S2). Untuk mengetahui optimalisasi pendataan peserta didik baru, penelitian ini aka mengguraikan implementasi aplikasi dapodik di SMA Negeri 1 Porong. Berikut hasil dan analisis yang didapatkan:

Pertama adalah faktor komunikasi. Komunikasi digunakan sebagai upaya dalam penyampaian sebuah informasi dari pembuat kebijakan kepada pelaksana kebijakan. Informasi tersebut sangat perlu disampaikan kepada pelaku kebijakan, sehingga dapat diketahui dan dipahami apa yang menjadi isi, tujuan, arah, dan kelompok sasaran kebijakan sehingga dapat dipersiapkan dengan benar apa yang perlu disiapkan dan dilakukan guna melaksanakan kebijakan publik agar dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Para implementor harus secara intensif melakukan berbagai cara unruk mensosialisasikan tujuan dan manfaat dari pelaksanaan sebuah kebijakan.

Komunikasi sangat menentukan keberhasilan suatu pencapaian tujuan dari pendataan peserta didik baru dengan menggunakan aplikasi data pokok peserta didik (DAPODIK) di SMA Negeri 1 Porong, salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah berupa adanya komunikasi yang berjalan dengan baik diantara pihak-pihak yang terkait, apa yang menjadi tujuan dan sasaran kebijakan ditransmisikan (dikomunikasikan) kepada kelompok sasaran (target group) dalam hal ini adalah informasi peserta didik SMA Negeri 1 Porong harus tepat, akurat dan konsisten, sehingga akan mengurangi distorsi implementasi dalam upaya pencapaian tujuan kebijakan. Komunikasi dalam hal ini menyangkut tentang cara atau upaya dalam proses penyampaian informasi, selain pentingnya informasi sebagai pendukung dalam komunikasi, juga diperlukan proses transmisi atau penyampaian informasi, kejelasan dan konsistensi atas informasi.

Proses penyampaian informasi mengenai tujuan kebijakan terjadi antara pembuat kebijakan dengan pelaksana implementasi agar apa yang diharapkan oleh pembuat kebijakan dapat tercapai. Selain itu penyampaian informasi harus dilakukan antara pelaksana program kebijakan dengan target group dalam hal ini adalah peserta didik SMA Negeri 1 Porong.

Proses penyampaian informasi antara pembuat kebijakan dengan implementor menyangkut keterkaitan antara keputusan yang telah dibuat dengan aturan mengenai pelaksanaannya, termasuk petunjuk teknis pelaksanaan, sehingga implementor tidak mengalami kesalahan dalam mengimplementasikan kebijakan.

Proses penyampaian informasi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah bagaimana cara penyampaian informasi dari pihak pelaksana kebijakan yaitu pihak operator DAPODIK SMAN 1 Porong kepada sasaran kebijakan tersebut yaitu peserta didik SMAN 1 Porong. Hal ini penting karena penyaluran komunikasi yang baik akan dapat menghasilkan suatu implementasi yang baik juga. Berdasarkan hasil wawancara, bagian tata usaha memegang peranan krusial dalam pengelolaan data peserta didik, termasuk dalam penyampaian informasi pendataan melalui aplikasi Data Pokok Peserta Didik (DAPODIK) di SMA Negeri 1 Porong.

Informasi mengenai kebutuhan data untuk DAPODIK disampaikan melalui mekanisme sosialisasi berjenjang. Petugas tata usaha mengumpulkan ketua kelas, menyampaikan informasi mengenai data yang dibutuhkan (seperti nama sesuai ijazah SMP, tempat tanggal lahir, nama orang tua, alamat rumah), serta menginstruksikan pengumpulan Kartu Keluarga (KK). Ketua kelas kemudian bertugas menyampaikan informasi tersebut kepada seluruh anggota kelas. Strategi ini memanfaatkan struktur kelas yang sudah ada untuk mempercepat penyebaran informasi. Namun, efektivitasnya sangat bergantung pada kemampuan ketua kelas dalam menyampaikan informasi secara akurat dan lengkap kepada seluruh siswa.

Selain itu, wawancara juga menyoroti tantangan dalam integrasi data dari berbagai sumber. Siswa lulusan Madrasah Tsanawiyah (MTS), yang datanya terintegrasi dengan sistem Emis (Education Management Information System) di bawah Kementerian Agama, memerlukan perhatian khusus. Meskipun DAPODIK dan Emis kini terhubung, data periodik dari Emis seringkali tidak terisi otomatis, sehingga siswa MTS wajib mengumpulkan KK untuk pengisian data secara manual. Temuan ini mengindikasikan adanya kebutuhan untuk meningkatkan interoperabilitas antara DAPODIK dan Emis, atau menyediakan panduan yang lebih jelas bagi siswa MTS mengenai data yang perlu dilengkapi. Pembaruan data peserta didik juga melibatkan berbagai pihak, termasuk kepala sekolah, wali kelas, operator, kurikulum, dan kesiswaan, yang menunjukkan pendekatan kolaboratif dalam pengelolaan data.

Adapun dari Konsistensi Informasi Bapak Ziaul Rachman menjelaskan alur penyampaian informasi yang terstruktur, dari operator ke waka kesiswaan, kemudian ke ketua kelas, dan akhirnya ke siswa. Operator DAPODIK juga memastikan kesesuaian data, dan melakukan pemanggilan ulang jika diperlukan. Selain itu, informan lainnya yakni Bapak Citra Adrian Negara menekankan pentingnya SOP dalam memastikan konsistensi informasi, serta perlunya verifikasi data ke Dukcapil (Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil).

Berdasarkan teori implementasi yang dikemukakan oleh Edward III, bahwa melalui faktor komunikasi berupa penyampaian informasi dilakukan dengan baik dalam proses pelaksanaan suatu program atau kebijakan dapat menyadarkan semua pihak yang terlibat agar mereka tahu apa yang menjadi tujuan dan sasaran suatu program ataupun kebijakan, sehingga tidak ada ketimpangan dalam pelaksanaannya. Begitu juga dengan pelaksanaan kebijakan satu data Indonesia melalui aplikasi DAPODIK yang dikhususkan dalam pendataan peserta didik baru, dengan adanya penyampaian informasi yang dibutuhkan untuk pendataan peserta didik baru ini, siswa menjadi tahu terkait informasi apa saja yang dibutuhkan dalam pendataan aplikasi DAPODIK.

Kedua adalah faktor sumber daya. Ketersediaan sumber daya yang memadai merupakan fondasi implementasi kebijakan yang efektif, sebagaimana ditekankan dalam teori Edward III. Analisis implementasi DAPODIK di SMAN 1 Porong menunjukkan bahwa sekolah memiliki kapasitas SDM yang memadai, terkonfirmasi dari wawancara dengan Kepala Bagian Tata Usaha dan staf pengolah data DAPODIK yang menyatakan keterlibatan kepala sekolah, waka kurikulum dan kesiswaan, wali kelas, serta operator. Kualitas SDM, khususnya kompetensi operator DAPODIK, dipandang krusial dalam sinkronisasi data yang tepat waktu, yang menjadi indikator penting dalam pemenuhan target dari Kemendikbudristek.

Meskipun SDM memadai, tantangan infrastruktur, terutama koneksi internet yang stabil, muncul sebagai penghambat kelancaran implementasi DAPODIK. Kondisi ini selaras dengan temuan mengenai kesenjangan infrastruktur TIK di sekolah-sekolah Indonesia, yang dapat memengaruhi efisiensi pengisian dan akses data3. Keterbatasan ini menggarisbawahi perlunya investasi berkelanjutan dalam infrastruktur TIK untuk mendukung pemanfaatan teknologi dalam administrasi pendidikan.

Untuk mengoptimalkan implementasi DAPODIK, SMAN 1 Porong perlu mengupayakan peningkatan kapasitas bandwidth internet, pemeliharaan infrastruktur TIK secara rutin, dan melanjutkan pelatihan untuk operator. Selain itu, advokasi kebijakan kepada pemerintah daerah atau pusat untuk dukungan infrastruktur TIK dapat memperkuat fondasi implementasi DAPODIK dan memastikan data yang akurat serta relevan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik di bidang pendidikan. SMAN 1 Porong juga menjadi sekolah penggerak literasi nasional.

Faktor ketiga dari teori Edward III adalah faktor disposisi. Disposisi, merujuk pada sikap, antusiasme, dan dukungan pelaksana, merupakan faktor penentu keberhasilan implementasi kebijakan, sebagaimana diakui dalam berbagai studi. Analisis implementasi DAPODIK di SMAN 1 Porong memperlihatkan disposisi positif di antara pelaksana, tercermin dari dukungan sarpras dan Waka Sarpras (Bapak Ziaul Rachman) serta penekanan pada tanggung jawab orang tua (Bapak Citra Adrian Negara). Namun, tantangan muncul terkait partisipasi aktif dan respon cepat dari peserta didik dan orang tua, yang mengindikasikan perlunya strategi lebih lanjut untuk meningkatkan kesadaran dan keterlibatan stakeholder.

Antusiasme pelaksana menjadi modal penting dalam implementasi DAPODIK, didukung oleh harapan Bapak Ziaul Rachman terhadap respon cepat peserta didik. Estimasi Bapak Citra Adrian Negara menunjukkan antusiasme sekitar 90% siswa, sementara sisanya terkendala faktor orang tua. Temuan ini menyoroti bahwa meskipun mayoritas siswa memiliki kesadaran tentang pentingnya data akurat dalam DAPODIK, masih ada kelompok yang memerlukan perhatian khusus. Keberhasilan implementasi program seperti Indonesia Pintar juga bergantung pada sosialisasi yang efektif, yang dapat menjadi pelajaran berharga dalam konteks DAPODIK.

Kesenjangan disposisi di antara stakeholder mengimplikasikan perlunya upaya sosialisasi yang lebih intensif dan relevan, seperti melalui kegiatan koordinasi dan workshop4, serta pemanfaatan media komunikasi yang efektif. Melibatkan guru kelas dalam proses pengajuan data melalui aplikasi DAPODIK juga dapat mempermudah dan mempercepat proses. Dengan strategi yang tepat, implementasi DAPODIK di SMAN 1 Porong dapat dioptimalkan melalui peningkatan disposisi dan partisipasi aktif dari semua pihak terkait, yang pada gilirannya akan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dalam pendidikan. Implementasi DAPODIK, mulai dari pengelolaan data siswa, data guru, kurikulum, serta infrastruktur sekolah.

Indikator terakhir, implementasi dilihat dari struktur birokrasi. Struktur birokrasi memainkan peran krusial dalam menentukan keberhasilan implementasi, bahkan ketika sumber daya memadai, komunikasi efektif, dan disposisi pelaksana positif123. Struktur birokrasi yang baik menjamin koordinasi yang efektif, menghindari tumpang tindih, dan memastikan efisiensi penggunaan sumber daya. Dalam konteks implementasi Data Pokok Pendidikan (DAPODIK) di SMAN 1 Porong, analisis menunjukkan bahwa struktur birokrasi yang diimplementasikan, khususnya melalui Standar Operasional Prosedur (SOP) yang jelas dan fragmentasi tugas yang terkoordinasi, berkontribusi positif terhadap efektivitas proses pendataan peserta didik baru.

Kejelasan SOP menjadi fondasi penting dalam memastikan setiap pihak memahami peran dan tanggung jawabnya. Wawancara dengan Kepala Bagian Tata Usaha (Ka. TU), Bapak Ziaul Rachman, menegaskan bahwa setiap pihak memiliki tanggung jawab yang terdefinisi, termasuk kepala sekolah yang bertanggung jawab atas validitas seluruh data siswa dalam DAPODIK serta protokol yang harus ditandatangani sebelum pengiriman data ke pusat. Senada dengan hal tersebut, Staff Tata Usaha, Bapak Citra Adrian Negara, menjelaskan bahwa tanggung jawab juga diemban oleh ketua kelas dalam mengumpulkan data dari teman sekelas, serta pihak kurikulum dan kesiswaan yang bertanggung jawab terhadap setiap kelas dan siswa, dan operator yang bertanggung jawab penuh terhadap aplikasi DAPODIK. Pembagian tanggung jawab ini sejalan dengan prinsip efektivitas organisasi, di mana setiap individu memiliki peran yang jelas dan terukur.

Dalam implementasi DAPODIK di SMAN 1 Porong, koordinasi dan kerjasama antar berbagai pihak terkait berjalan efektif. Bapak Ziaul Rachman menyatakan bahwa koordinasi dan kerjasama yang terjalin antara pihak-pihak terkait dapat dikatakan berjalan dengan baik, di mana semua pihak merasa bertanggung jawab dalam melaksanakan kebijakan ini. Bapak Citra Adrian Negara juga menambahkan bahwa semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan pendataan peserta didik ke dalam aplikasi DAPODIK secara umum dapat dikatakan bertanggung jawab sesuai sub dan tugas fungsi masing-masing. Hal ini menunjukkan bahwa fragmentasi tugas, yaitu pembagian tanggung jawab kepada berbagai unit atau individu, tidak menjadi hambatan karena adanya koordinasi yang baik. Koordinasi yang baik akan meminimalisir dampak negatif fragmentasi.

Temuan ini mengindikasikan bahwa SMAN 1 Porong telah berhasil membangun struktur birokrasi yang mendukung implementasi DAPODIK. Adanya SOP yang jelas dan koordinasi yang efektif antar pihak terkait memastikan bahwa proses pendataan berjalan lancar dan akurat. Struktur birokrasi yang efektif berperan dalam meningkatkan kualitas pelayanan dan administrasi sekolah secara keseluruhan.

IV. Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian dapat ditarik sebuah kesimpulan SMA Negeri 1 Porong menunjukkan kekuatan dalam struktur birokrasi yang terdefinisi dengan baik, tercermin dalam SOP yang jelas dan fragmentasi tugas, serta kompetensi dan antusiasme pelaksana, namun tantangan tetap ada terkait infrastruktur (koneksi internet) dan partisipasi aktif stakeholder, sehingga implementasi kebijakan publik adalah proses berkelanjutan yang memerlukan perhatian konstan, adaptasi terhadap konteks lokal, fokus pada penguatan komunikasi, peningkatan infrastruktur, peningkatan partisipasi, evaluasi, dan adaptasi, agar SMAN 1 Porong dapat memaksimalkan manfaat DAPODIK untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan pengambilan keputusan berbasis data serta memberikan pelajaran berharga bagi sekolah lain.