Salsabilla Febrianti Efendi (1), Isna Fitria Agustina (2), Sifak Duwi Kistanti (3), Vivie Ida Isna Nur Aini (4), Lusi Indri Fauziah (5), Dewi Ratna Sari (6), Mivtha Mauludia (7)
General Background Educational institutions continuously modernize learning facilities to meet digital disruption challenges through integrated information systems. Specific Background Indonesian vocational schools actively adopt the Online Public Access Catalog to modernize library services and facilitate information retrieval. Knowledge Gap Despite widespread adoption, numerous users remain unfamiliar with digital catalogs, preferring manual searches due to confusing interfaces and a lack of skilled library personnel. Aims This study explores the implementation of an integrated library system using George C. Edwards III's policy theory at SMK Negeri 1 Sidoarjo. Results Qualitative descriptive analysis reveals that while the digital catalog facilitates student information searches, optimal operation is hindered by inadequate user comprehension and a severe shortage of staff possessing library science backgrounds. Furthermore, communication transmissions remain suboptimal, and resource limitations restrict system maintenance. Novelty This research comprehensively applies Edwards III's public policy framework to isolate specific bureaucratic and resource-based barriers in vocational library digitization. Implications Educational stakeholders must prioritize routine user training, secure adequate maintenance budgets, and upgrade personnel competencies to guarantee successful digital transitions.
Highlights:
Inadequate user comprehension causes students to rely on manual collection searches instead of the digital system.
A shortage of personnel with specific library science backgrounds hinders optimal digital system operation.
The implementation of the digital catalog successfully facilitates student information searches despite existing operational and bureaucratic barriers.
Keywords: Integrated System, Policy Implementation, User Comprehension, Human Resources, Digital Transformation
Pendidikan memiliki peran krusial dalam membentuk keterampilan dan kecakapan individu untuk memasuki dunia kerja, terutama di era disrupsi teknologi ini [1]. Perguruan tinggi sebagai penyelenggara pendidikan formal, meskipun memberikan landasan teori dan praktik, seringkali terbatas dalam skala implementasinya. Oleh karena itu, kegiatan pelatihan kerja, seperti magang di instansi atau lembaga terkait, menjadi esensial bagi mahasiswa untuk memahami dan mengatasi tantangan dunia kerja secara langsung [2]. Program magang memungkinkan mahasiswa mengaplikasikan ilmu dan pengalaman yang diperoleh selama pendidikan ke dalam lingkungan kerja yang nyata, mempersiapkan mereka menjadi tenaga kerja yang kompeten dan adaptif [3].
Perpustakaan di era digital bertransformasi menjadi pusat informasi dinamis yang melampaui koleksi fisik. Transformasi ini didorong oleh kebutuhan masyarakat akan akses informasi yang cepat, tepat, dan relevan. Salah satu inovasi penting dalam modernisasi perpustakaan adalah implementasi sistem terintegrasi berbasis Online Public Access Catalog (OPAC). OPAC adalah gerbang utama bagi pengguna untuk menjelajahi sumber daya perpustakaan secara daring, memungkinkan pencarian koleksi, pengecekan ketersediaan, dan penelusuran lokasi fisik. Implementasi OPAC bertujuan untuk meningkatkan efisiensi penelusuran informasi, memperluas jangkauan layanan perpustakaan, dan mendukung pembelajaran mandiri. Manfaatnya meliputi peningkatan kepuasan pengguna, optimalisasi pemanfaatan koleksi, dan penguatan peran perpustakaan sebagai pusat pengetahuan. Namun, implementasi OPAC juga membawa dampak seperti kebutuhan pelatihan pengguna, pemeliharaan sistem, dan pengelolaan data yang akurat (Azzahra & Ramadhani, 2020; Tasbih & Nur Farah Syahidah, 2024).
Di Indonesia, modernisasi perpustakaan melalui OPAC telah menjadi agenda nasional, sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan [6]. Berbagai perpustakaan, mulai dari perguruan tinggi hingga sekolah, berlomba-lomba mengadopsi OPAC untuk meningkatkan layanan [7]. Namun, implementasi OPAC di Indonesia tidak selalu berjalan mulus. Penelitian menunjukkan bahwa masih banyak pengguna yang belum familiar dengan OPAC, sehingga lebih memilih mencari koleksi secara manual (Setiawan, 2020). Selain itu, kurangnya sosialisasi dan pelatihan, infrastruktur yang belum memadai, serta konten lokal yang terbatas menjadi kendala dalam optimalisasi OPAC. Dalam menghadapi tantangan ini, peran aktif masyarakat sangat dibutuhkan. Pengguna perpustakaan perlu proaktif belajar menggunakan OPAC, memberikan umpan balik kepada pengelola perpustakaan, dan berpartisipasi dalam kegiatan literasi informasi. Pemerintah dan pihak terkait juga perlu mendukung pengembangan OPAC dengan menyediakan infrastruktur, pelatihan, dan konten yang relevan dengan kebutuhan masyarakat Indonesia [8], [9].
Beberapa kajian telah menyoroti fenomena implementasi OPAC. Penelitian oleh [10] menunjukkan bahwa desain antarmuka OPAC yang intuitif dan responsif berkontribusi signifikan terhadap kepuasan pengguna. [6] menemukan bahwa integrasi OPAC dengan sistem manajemen perpustakaan (Sistem Sirkulasi) meningkatkan efisiensi layanan sirkulasi dan pengelolaan koleksi. Riset oleh [5] menunjukkan bahwa personalisasi layanan OPAC, seperti rekomendasi buku berdasarkan minat pengguna, dapat meningkatkan keterlibatan pengguna dengan perpustakaan. Penelitian oleh [11] menemukan bahwa promosi OPAC melalui media sosial dan platform daring lainnya efektif dalam menjangkau pengguna yang lebih luas. Kajian [12] menjelskan bahwa keberhasilan implementasi OPAC bergantung pada pelatihan staf, evaluasi berkala berbasis umpan balik pengguna, serta komitmen dan dukungan dari seluruh pihak terkait.
Idealnya, OPAC seharusnya menjadi alat yang mudah digunakan dan sangat membantu pengguna dalam menemukan informasi yang mereka butuhkan. Namun, pada kenyataannya, masih banyak pengguna yang enggan menggunakan OPAC karena berbagai alasan, seperti kurangnya pemahaman, antarmuka yang membingungkan, atau hasil pencarian yang tidak relevan. Kesenjangan antara teori dan fakta ini menunjukkan bahwa implementasi OPAC tidak hanya sekadar menginstal perangkat lunak, tetapi juga melibatkan perubahan perilaku dan budaya di kalangan pengguna perpustakaan. Kajian ini penting untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhi penerimaan dan pemanfaatan OPAC, serta memberikan rekomendasi praktis untuk meningkatkan efektivitas implementasi OPAC di perpustakaan. Penelitian sebelumnya menunjukkan bahwa pelatihan yang disesuaikan, promosi yang efektif, desain antarmuka yang ramah pengguna, integrasi dengan sumber daya daring, dan evaluasi berkelanjutan adalah kunci untuk meningkatkan persepsi kemudahan penggunaan, kesadaran manfaat, kepuasan pengguna, nilai tambah, dan relevansi sistem OPAC.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis implementasi sistem perpustakaan terintegrasi melalui OPAC di SMK Negeri 1 Sidoarjo. konsep dasar yang digunakan meliputi implementasi (proses penerapan kebijakan), sistem perpustakaan terintegrasi (penggabungan fungsi perpustakaan dalam satu platform), Online Public Access Catalog (OPAC) sebagai katalog daring, dan penerimaan teknologi sebagai tingkat adopsi teknologi oleh individu atau kelompok.
Penelitian ini mengadopsi pendekatan deskriptif kualitatif untuk memahami secara mendalam implementasi sistem perpustakaan terintegrasi melalui layanan Online Public Access Catalog (OPAC) di SMK Negeri 1 Sidoarjo, dengan fokus pada eksplorasi fenomena, deskripsi pengalaman dan persepsi, serta interpretasi makna dari data yang terkumpul [13]. Penelitian ini dilaksanakan di Perpustakaan SMALDIVA SMK Negeri 1 Sidoarjo, mengumpulkan data dari berbagai sumber. Data primer diperoleh melalui observasi langsung terhadap proses implementasi OPAC dan interaksi pengguna, wawancara mendalam dengan Kepala Perpustakaan, staf, siswa, dan guru, serta dokumentasi profil perpustakaan dan data penggunaan OPAC. Selain itu, data sekunder dikumpulkan dari literatur relevan, termasuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan. Analisis data dilakukan secara kualitatif melalui reduksi data, penyajian data dalam bentuk narasi dan tabel, serta penarikan kesimpulan berdasarkan interpretasi data.
Implementasi sistem perpustakaan terintegrasi melalui layanan Online Public Access Catalog (OPAC) di SMK Negeri 1 Sidoarjo merupakan upaya modernisasi perpustakaan untuk meningkatkan akses informasi dan layanan bagi siswa dan guru. Pembahasan ini akan menganalisis implementasi OPAC berdasarkan teori implementasi kebijakan yang dikemukakan oleh George C. Edwards III, yang meliputi faktor komunikasi, sumber daya, disposisi, dan struktur birokrasi [14], [15]
Menurut Edwards III, komunikasi yang efektif dalam implementasi kebijakan mencakup dimensi transmisi, kejelasan, dan konsistensi. Implementasi OPAC di SMK Negeri 1 Sidoarjo telah disosialisasikan kepada siswa dan guru melalui berbagai cara, seperti pengumuman, pelatihan, dan pendampingan langsung oleh staf perpustakaan. Namun, berdasarkan observasi dan wawancara, masih ada sebagian pengguna yang belum mengetahui sepenuhnya tentang keberadaan dan manfaat OPAC. Hal ini menunjukkan bahwa transmisi informasi belum optimal menjangkau seluruh sasaran. Panduan penggunaan OPAC telah disediakan, namun beberapa siswa dan guru masih mengalami kesulitan dalam menggunakannya. Hal ini mengindikasikan bahwa kejelasan informasi tentang cara penggunaan OPAC perlu ditingkatkan, misalnya melalui pelatihan yang lebih interaktif dan mudah dipahami. Informasi yang disampaikan tentang OPAC relatif konsisten, namun perlu dipastikan bahwa seluruh staf perpustakaan memiliki pemahaman yang sama tentang OPAC agar dapat memberikan informasi yang akurat dan konsisten kepada pengguna.
Edwards III (dalam Widodo, 2010) mengemukakan bahwa sumber daya meliputi sumber daya manusia, anggaran, peralatan, dan kewenangan. Perpustakaan SMALDIVA memiliki staf yang kompeten dalam mengelola OPAC. Namun, berdasarkan laporan magang, terdapat temuan bahwa beberapa pegawai perpustakaan tidak memiliki latar belakang ilmu perpustakaan, sehingga mempengaruhi penerapan sistem temu kembali informasi OPAC. Hal ini menunjukkan perlunya peningkatan kompetensi staf perpustakaan melalui pelatihan dan pengembangan. Ketersediaan anggaran untuk pemeliharaan dan pengembangan OPAC perlu dipastikan agar sistem dapat berjalan dengan baik dan terus ditingkatkan sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna. Perpustakaan telah dilengkapi dengan komputer dan jaringan internet yang memadai untuk mendukung operasional OPAC. Namun, perlu dipastikan bahwa seluruh komputer di perpustakaan terhubung dengan internet dan dapat mengakses OPAC dengan lancar. Kepala Perpustakaan memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan terkait implementasi dan pengembangan OPAC. Namun, perlu didukung dengan kebijakan yang jelas dan terkoordinasi dengan pihak sekolah agar implementasi OPAC berjalan efektif.
Disposisi merujuk pada sikap dan komitmen pelaksana kebijakan (dalam hal ini, staf perpustakaan) dan pengguna (siswa dan guru) terhadap implementasi OPAC. Staf perpustakaan memiliki sikap positif dan komitmen terhadap implementasi OPAC. Namun, perlu terus ditingkatkan motivasi dan semangat kerja staf agar dapat memberikan pelayanan yang optimal kepada pengguna. Sikap Pengguna yaitu sebagian siswa dan guru menyambut baik implementasi OPAC dan merasakan manfaatnya dalam mencari informasi. Namun, masih ada sebagian pengguna yang kurang termotivasi untuk menggunakan OPAC karena merasa kesulitan atau belum memahami manfaatnya. Perlu dilakukan upaya untuk meningkatkan kesadaran dan motivasi pengguna melalui kegiatan promosi dan sosialisasi yang menarik.
Struktur birokrasi yang jelas dan efisien dapat mendukung kelancaran implementasi kebijakan. Dalam konteks implementasi OPAC di SMK Negeri 1 Sidoarjo, perlu dipastikan bahwa terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas antara staf perpustakaan dalam pengelolaan OPAC. Prosedur penggunaan OPAC mudah dipahami dan diikuti oleh pengguna. Terdapat mekanisme umpan balik yang efektif untuk menampung masukan dari pengguna dan melakukan perbaikan sistem secara berkelanjutan.
Tabel 1. Analisis Implementasi OPAC di SMK Negeri 1 Sidoarjo
Sumber: Data Primer, 2024
Tabel di atas menunjukkan bahwa implementasi OPAC di SMK Negeri 1 Sidoarjo menunjukkan bahwa implementasi kebijakan publik merupakan proses kompleks yang dipengaruhi oleh berbagai faktor. Dengan memperhatikan faktor-faktor komunikasi, sumber daya, disposisi, dan struktur birokrasi. Hasil penelitian ini sejalan dengan penelitian-penelitian sebelumnya yang menunjukkan bahwa implementasi sistem informasi di perpustakaan seringkali menghadapi tantangan terkait dengan kurangnya sosialisasi, kurangnya kompetensi staf, resistensi pengguna, dan prosedur yang rumit. kurangnya sosialisasi efektif kepada pengguna menyebabkan rendahnya tingkat adopsi sistem. Studi tentang resistensi pengguna terhadap teknologi baru di perpustakaan menemukan bahwa pengguna seringkali enggan menggunakan sistem baru karena merasa kesulitan atau tidak melihat manfaatnya. Selain itu, pentingnya kompetensi staf dalam mendukung layanan perpustakaan digital, termasuk kemampuan untuk membantu pengguna dalam menggunakan sistem informasi juga ditekankan. Penelitian ini memberikan kontribusi dengan menganalisis implementasi OPAC secara komprehensif berdasarkan teori Edwards III, sehingga memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi dalam konteks SMK Negeri 1 Sidoarjo.
Penelitian ini memberikan kontribusi dengan menganalisis implementasi OPAC secara komprehensif berdasarkan teori Edwards III, sehingga memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi dalam konteks SMK Negeri 1 Sidoarjo. Antarmuka OPAC yang intuitif dan responsif berkontribusi signifikan terhadap kepuasan pengguna, integrasi OPAC dengan sistem manajemen perpustakaan (Sistem Sirkulasi) meningkatkan efisiensi layanan sirkulasi dan pengelolaan koleksi. Personalisasi layanan OPAC, seperti rekomendasi buku berdasarkan minat pengguna, dapat meningkatkan keterlibatan pengguna dengan perpustakaan. Promosi OPAC melalui media sosial dan platform daring lainnya efektif dalam menjangkau pengguna yang lebih luas. Keberhasilan implementasi OPAC bergantung pada pelatihan staf, evaluasi berkala berbasis umpan balik pengguna, serta komitmen dan dukungan dari seluruh pihak terkait.
Berdasarkan penelitian mengenai implementasi sistem perpustakaan terintegrasi melalui OPAC di SMK Negeri 1 Sidoarjo, dapat disimpulkan bahwa meskipun OPAC mempermudah pencarian informasi bagi siswa, masih terdapat kendala terkait pemahaman pengguna terhadap sistem dan keterbatasan sumber daya manusia dengan latar belakang ilmu perpustakaan. Permasalahan yang ada meliputi kurangnya pemahaman pengguna dalam menggunakan OPAC, yang menyebabkan pencarian koleksi secara manual, serta kurangnya petugas perpustakaan yang memiliki kompetensi ilmu perpustakaan yang menghambat optimalisasi sistem. Untuk mengatasi hal ini, direkomendasikan untuk mengadakan pelatihan berkala bagi pengguna, meningkatkan kompetensi SDM perpustakaan, dan mengembangkan sistem OPAC yang lebih mudah digunakan. Penelitian ini terbatas pada sampel siswa dan petugas perpustakaan SMK Negeri 1 Sidoarjo, serta belum mengeksplorasi faktor lain seperti infrastruktur teknologi dan dukungan sekolah.
W. Radinal, “Pengembangan Kompetensi Tenaga Pendidik di Era Disrupsi,” J. An-Nur, vol. 1, no. 1, pp. 9–22, 2021.
S. T. Yong, N. G. Chemmangattuvalappil, and D. C. Y. Foo, “Students’ perception of non-placement work-integrated learning in chemical engineering: Work-related skills towards the post-pandemic future,” South African J. Chem. Eng., vol. 47, pp. 322–332, 2024, doi: 10.1016/j.sajce.2023.12.008.
A. Fauzan, M. Triyono, R. Prima Hardiyanta, R. Daryono, and S. Arifah, “The Effect of Internship and Work Motivation on Students’ Work Readiness in Vocational Education: PLS-SEM Approach,” J. Innov. Educ. Cult. Res., vol. 4, pp. 26–34, 2023, doi: 10.46843/jiecr.v4i1.413.
Tasbih and Nur Farah Syahidah, “Pemanfaatan OPAC sebagai Media Temu Kembali Informasi di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Makassar,” Lit. Trends Libr. Dev., vol. 5, no. 2, pp. 181–203, 2024, doi: 10.24252/literatify.v5i2.48562.
D. Azzahra and S. Ramadhani, “Pengembangan Aplikasi Online Public Access Catalog (OPAC) Perpustakaan Berbasis Web pada STAI Auliaurrasyiddin Tembilahan,” J. Teknol. dan Sist. Inf. Bisnis, vol. 2, no. 2, pp. 152–160, 2020, doi: 10.47233/jteksis.v2i2.127.
S. Anawati, “Peran Perpustakaan dalam Membangun Citra Perpustakaan di Era Teknologi Informasi,” J. Pustaka Ilm., vol. 2, p. 154, 2019, doi: 10.20961/jpi.v2i1.33178.
A. A. Fikriya Luthfi and B. Ilmi, “Peran Sistem OPAC sebagai Katalog Online dalam Efisiensi Penyediaan Informasi di Era Pandemi,” J. Pustaka Ilm., vol. 7, no. 2, p. 97, 2021, doi: 10.20961/jpi.v7i2.57190.
A. A. Nugroho and N. A. Isnainy, “Penggunaan Aplikasi OPAC untuk Meningkatkan Kualitas Manajemen Pelayanan Perpustakaan,” JoIEM (Journal Islamic Education Management), vol. 1, no. 1, pp. 33–53, 2022, doi: 10.30762/joiem.v1i1.92.
Nirwana, Anwar, and H. H. Arfan, “Pengaruh Penggunaan Online Public Access Catalogue (OPAC) terhadap Kepuasan Pemustaka di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bulukumba,” J. Magister Manaj. Nobel Indones., vol. 2, pp. 309–323, 2021.
D. Kristyanto, “Abstract Data Interpolation in Library OPAC: From the Perspective of Information Dissemination,” Khizanah al-Hikmah: J. Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, vol. 10, no. 1, pp. 25–35, 2022, doi: 10.24252/kah.v10i1a3.
S. A. Rustandi and M. Sa’diyah, “Manajemen Mutu Sarana Perpustakaan di Pondok Pesantren Darussalam Garut,” Islamic Management: J. Manaj. Pendidik. Islam, vol. 1, no. 1, pp. 285–296, 2023, doi: 10.30868/im.v4i02.4885.
M. R. Ramadhan Rasyid and P. G. Kinantaka, “Evaluasi Kepuasan Mahasiswa Pengguna Open Public Access Catalog (OPAC) Perpustakaan Modern Sulawesi Tenggara dengan Metode End User Computing Satisfaction (EUCS),” AnoaTIK: J. Teknol. Inf. dan Komput., vol. 2, no. 1, pp. 1–5, 2024, doi: 10.33772/anoatik.v2i1.24.
J. W. Creswell, Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mixed, ed. 3. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010.
J. Widodo, Analisis Kebijakan Publik. Malang: Bayumedia, 2010.
G. C. Edward III, Implementing Publi