Fira Arma Atus Solicha (1), Isnaini Rodiyah (2), Dinda Rahmawati Mujiarto P (3), Sekar Ayu Purwanti (4), Dila Dwi Andayani (5), Ari Yohanes Decaprio (6)
General Background Digital transformation necessitates accurate information management across the educational sector. Specific Background The Basic Education Data mechanism serves as Indonesia's primary instrument for national academic information collection. Knowledge Gap Despite its crucial role, substantial discrepancies remain between policy expectations and technical realities, particularly regarding operator capacity and infrastructure readiness. Aims This study analyzes the digital administration workflow at a senior high school to identify prevailing operational obstacles. Results The findings reveal that while organizing stages function adequately, critical technical barriers emerge from demographic spelling mismatches and server latency, resulting in severe integration delays. Furthermore, frequent application updates severely burden human resources. Novelty This study specifically isolates civil registry integration mismatches as the primary bottleneck in school-level administrative digitalization. Implications Addressing these infrastructural limitations will streamline national academic accuracy, requiring targeted operator training and stabilized application policies.
Highlights:
Civil registry identity mismatches frequently create invalid records and delay national integration.
Frequent policy changes and application updates overwhelm school operators lacking specialized technical training.
Targeted human resource capacity building stabilizes administrative workflows during technological transitions.
Keywords: Educational Administration, Information Technology, School Operators, Digital Transformation, Academic Records
Di era digital yang semakin maju, pengelolaan data menjadi aspek krusial dalam berbagai sektor, termasuk pendidikan [1]. Pengelolaan data yang efektif dan efisien memungkinkan institusi pendidikan untuk mengambil keputusan yang tepat, meningkatkan kualitas layanan, dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan [2], [3]. Data Pokok Pendidikan (Dapodik) menjadi instrumen penting bagi pemerintah Indonesia untuk mengumpulkan, mengelola, dan memanfaatkan data pendidikan secara nasional [4], [5]. Tujuan dari pengelolaan data Dapodik adalah untuk menyediakan informasi yang akurat, valid, dan terkini mengenai berbagai aspek pendidikan, mulai dari data siswa, guru, hingga sarana dan prasarana [6]. Manfaat dari pengelolaan data Dapodik yang baik adalah untuk mendukung perencanaan, penganggaran, dan evaluasi program pendidikan, serta meningkatkan akuntabilitas dan transparansi pengelolaan pendidikan [7].
Namun, implementasi Dapodik di Indonesia tidak terlepas dari berbagai permasalahan dan tantangan. Berdasarkan data yang dirilis oleh Kemendikbudristek, masih terdapat sejumlah sekolah yang mengalami kesulitan dalam mengelola data Dapodik, seperti ketidaksesuaian data, keterlambatan pengisian, dan kurangnya pemahaman operator sekolah [8]. Fenomena ini menunjukkan adanya kesenjangan antara harapan dan realitas dalam pengelolaan data Dapodik di lapangan. Peran masyarakat, terutama pihak sekolah, sangat penting dalam menghadapi era digital ini. Sekolah perlu meningkatkan kapasitas sumber daya manusia, memperbaiki infrastruktur teknologi, dan membangun budaya sadar data untuk memastikan pengelolaan data Dapodik yang optimal [9][10].
Beberapa kajian menunjukkan bahwa pengelolaan data Dapodik yang efektif dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas program pendidikan. Misalnya, penelitian yang dilakukan oleh [11] menunjukkan bahwa sekolah yang memiliki sistem pengelolaan data yang baik cenderung memiliki kinerja yang lebih baik dalam hal prestasi siswa, kualitas guru, dan pengelolaan keuangan. Namun, penelitian lain [12] menemukan bahwa masih banyak sekolah yang menghadapi kendala dalam mengelola data Dapodik, seperti keterbatasan sumber daya, kurangnya pelatihan, dan masalah teknis. Pengelolaan data Dapodik adalah teori manajemen informasi, yang menekankan pentingnya pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, dan penyebaran informasi yang akurat dan tepat waktu untuk mendukung pengambilan keputusan [13]. Pentingnya penggunaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan informasi [14].
Dapodik seharusnya menjadi sumber data yang akurat dan terpercaya untuk mendukung pengambilan kebijakan pendidikan. Namun, dalam praktiknya, masih banyak data yang tidak valid, tidak lengkap, atau tidakMutakhir. Kesenjangan ini menunjukkan pentingnya kajian yang mendalam mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan data Dapodik dan upaya-upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasinya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis pengelolaan data Dapodik di SMA Negeri 1 Krian, mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan data, dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan data Dapodik. Konsep dasar yang digunakan dalam penelitian ini adalah pengelolaan data, yang meliputi pengumpulan, penyimpanan, pengolahan, dan penyebaran data.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif untuk menganalisis pengelolaan data Dapodik di SMA Negeri 1 Krian. Metode kualitatif deskriptif dipilih karena bertujuan untuk memahami dan menggambarkan fenomena pengelolaan data secara mendalam dan komprehensif [15]. Penelitian ini berfokus pada penggalian informasi dari berbagai sumber data untuk memberikan gambaran yang rinci dan kontekstual mengenai praktik pengelolaan data Dapodik di sekolah tersebut. Jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Studi kasus dipilih karena memungkinkan peneliti untuk mengeksplorasi secara mendalam suatu fenomena dalam konteks dunia nyata. Dalam penelitian ini, studi kasus digunakan untuk memahami bagaimana SMA Negeri 1 Krian mengelola data Dapodik, tantangan yang dihadapi, dan strategi yang digunakan untuk mengatasi tantangan tersebut. Observasi dilakukan untuk mengamati secara langsung proses pengelolaan data Dapodik di SMA Negeri 1 Krian. Observasi meliputi pengamatan terhadap aktivitas penginputan data, validasi data, sinkronisasi data, dan penggunaan data Dapodik untuk pengambilan keputusan. Wawancara mendalam dilakukan dengan berbagai pihak yang terlibat dalam pengelolaan data Dapodik, seperti kepala sekolah, operator Dapodik, guru, dan staf administrasi. Wawancara bertujuan untuk menggali informasi mengenai persepsi, pengalaman, dan harapan mereka terkait pengelolaan data Dapodik. Dokumentasi dilakukan dengan mengumpulkan berbagai dokumen yang terkait dengan pengelolaan data Dapodik, seperti buku panduan Dapodik, laporan Dapodik, surat keputusan, dan dokumen lainnya. Dokumentasi bertujuan untuk melengkapi dan memvalidasi data yang diperoleh melalui observasi dan wawancara.
Analisis data dilakukan secara kualitatif dengan menggunakan teknik analisis konten Miles et al., (2014). Teknik analisis konten digunakan untuk mengidentifikasi tema-tema penting yang muncul dari data observasi, wawancara, dan dokumentasi. Proses analisis data meliputi:
1. Reduksi Data, meringkas dan memfokuskan data yang relevan dengan tujuan penelitian.
2. Penyajian Data, menyajikan data dalam bentuk narasi, tabel, dan grafik untuk memudahkan pemahaman.
3. Penarikan Kesimpulan, menarik kesimpulan berdasarkan data yang telah dianalisis dan disajikan [16].
SMA Negeri 1 Krian merupakan salah satu sekolah menengah atas negeri yang terletak di Kabupaten Sidoarjo. Sekolah ini memiliki sejarah panjang dan telah banyak berkontribusi dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. SMA Negeri 1 Krian memiliki visi untuk menjadi sekolah unggul yang menghasilkan lulusan yang berkualitas, berakhlak mulia, dan berwawasan global. Untuk mencapai visi tersebut, sekolah ini terus berupaya meningkatkan kualitas pendidikan, termasuk dalam hal pengelolaan data Dapodik. Berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan dokumentasi, proses pengelolaan data Dapodik di SMA Negeri 1 Krian meliputi beberapa tahapan, yaitu:
1. Pengumpulan Data: Data dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti data siswa, data guru, data sarana dan prasarana, dan data keuangan. Data siswa diperoleh dari formulir pendaftaran, rapor, dan dokumen lainnya. Data guru diperoleh dari biodata guru, sertifikat, dan dokumen lainnya. Data sarana dan prasarana diperoleh dari inventaris sekolah. Data keuangan diperoleh dari laporan keuangan sekolah.
2. Penginputan Data: Data yang telah dikumpulkan kemudian diinput ke dalam sistem Dapodik oleh operator Dapodik. Proses penginputan data dilakukan secara manual dengan menggunakan komputer.
3. Validasi Data: Data yang telah diinput kemudian divalidasi untuk memastikan keakuratan dan kelengkapan data. Validasi data dilakukan oleh operator Dapodik dengan membandingkan data yang ada di sistem Dapodik dengan data aslinya.
4. Sinkronisasi Data: Data yang telah divalidasi kemudian disinkronisasikan dengan server pusat Dapodik. Proses sinkronisasi data dilakukan secara berkala untuk memastikan data yang ada di server pusat Dapodik selalu Mutakhir.
5. Penggunaan Data: Data Dapodik digunakan untuk berbagai keperluan, seperti perencanaan, penganggaran, evaluasi program, dan pengambilan keputusan. Data Dapodik juga digunakan untuk pelaporan kepada pemerintah daerah dan pusat.
Pengelolaan data Dapodik di SMA Negeri 1 Krian melibatkan serangkaian langkah mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, hingga pengendalian. Dalam perencanaan, data siswa dan tenaga kependidikan dikumpulkan dari dokumen manual dan diinput ke sistem oleh operator yang ditunjuk oleh kepala sekolah. Pengorganisasian melibatkan kepala sekolah sebagai penanggung jawab utama dan operator yang diberi wewenang untuk sinkronisasi data dengan akun sekolah yang terhubung ke server pusat. Pelaksanaan mencakup digitalisasi dokumen, penginputan, dan sinkronisasi data yang harus dilakukan secara berkala, dengan dukungan pelatihan bagi operator agar mereka selalu siap menghadapi pembaruan sistem.
Pengendalian dilakukan melalui pengecekan rutin dan sinkronisasi tepat waktu untuk memastikan data akurat, khususnya menjelang pencairan dana BOS. Evaluasi dilakukan oleh kepala sekolah melalui monitoring kinerja operator dan validasi ulang terhadap kesalahan data. Namun, kendala seperti ketidaksesuaian data dengan sistem Disdukcapil, server lambat, dan perubahan sistem seringkali menghambat proses pengelolaan, sehingga diperlukan peningkatan efisiensi dalam sistem. Melalui kegiatan magang di SMA Negeri 1 Krian, dapat disimpulkan bahwa pengelolaan Dapodik berjalan cukup baik dalam hal konektivitas data antara sekolah dan Disdukcapil, namun masih menghadapi beberapa kendala. Masalah utama muncul dari ketidaksesuaian data Kartu Keluarga (KK) dan akta kelahiran siswa maupun GTK, seperti perbedaan ejaan atau singkatan yang menyebabkan data invalid dan masuk kategori residu. Ini memperlambat sinkronisasi data, ditambah dengan pembaruan sistem Dapodik yang sering terjadi, yang justru menyulitkan operator dalam pengelolaan.
Pengelolaan data Dapodik di SMA Negeri 1 Krian dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal. Faktor internal meliputi kualitas dan kuantitas sumber daya manusia (SDM) operator Dapodik, ketersediaan dan kualitas infrastruktur teknologi, kejelasan dan konsistensi kebijakan dan prosedur, serta kesadaran dan dukungan dari seluruh warga sekolah. Faktor eksternal mencakup perubahan kebijakan pemerintah terkait Dapodik, ketersediaan dan kualitas dukungan teknis dari pemerintah daerah dan pusat, serta dukungan dan partisipasi dari masyarakat.
Tabel 1. Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengelolaan Data Dapodik
Sumber: Diolah peneliti, 2024
Berdasarkan tabel bahwa pengelolaan data Dapodik di SMA Negeri 1 Krian dipengaruhi oleh berbagai faktor. Dari sisi sumber daya manusia, operator yang ada memiliki tingkat pendidikan yang cukup, namun memerlukan pelatihan khusus terkait Dapodik untuk meningkatkan kompetensi. Jumlah operator juga terbatas, mengakibatkan beban kerja yang tinggi, sehingga penambahan operator atau efisiensi pembagian tugas diperlukan. Infrastruktur yang ada, seperti jumlah komputer, sebenarnya mencukupi, namun kualitas jaringan internet perlu ditingkatkan karena seringkali lambat, sehingga investasi pada infrastruktur teknologi yang lebih baik menjadi penting. Dari segi kebijakan, SOP dan panduan sudah tersedia, namun kurang disosialisasikan, sehingga perlu ditingkatkan agar semua pihak memahami dan melaksanakannya dengan baik. Penerapan SOP juga kurang konsisten dan evaluasi jarang dilakukan, sehingga perlu diterapkan lebih konsisten dan dievaluasi secara berkala untuk mencari solusi. Budaya organisasi juga berperan penting, di mana pemahaman tentang pentingnya Dapodik masih rendah di kalangan guru dan staf, sehingga sosialisasi dan pelatihan perlu ditingkatkan. Selain itu, partisipasi dalam pengisian data dan dukungan moral masih kurang, sehingga komunikasi yang efektif dan pemberian penghargaan perlu dilakukan. Kebijakan pemerintah yang sering berubah juga menyulitkan adaptasi, sehingga pemerintah perlu mengurangi frekuensi perubahan dan memberikan sosialisasi yang lebih baik. Dukungan teknis dari dinas pendidikan juga terbatas, sehingga perlu ditingkatkan. Terakhir, partisipasi masyarakat dalam pengawasan dan pemberian masukan masih rendah, sehingga forum komunikasi dan pelaporan perlu ditingkatkan.
Penelitian ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh [17] yang menemukan bahwa kualitas sumber daya manusia dan infrastruktur teknologi merupakan faktor penting dalam pengelolaan data Dapodik. Namun, penelitian ini juga menemukan bahwa kebijakan dan prosedur serta budaya organisasi juga mempengaruhi pengelolaan data Dapodik. Perbedaan ini menunjukkan bahwa faktor-faktor kontekstual juga perlu diperhatikan dalam pengelolaan data Dapodik. Pengelolaan data Dapodik di SMA Negeri 1 Krian melibatkan berbagai tahapan dan dipengaruhi oleh berbagai faktor. Peningkatan kualitas sumber daya manusia, infrastruktur teknologi, kebijakan dan prosedur, serta budaya organisasi perlu dilakukan untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan data Dapodik.
Berdasarkan penelitian dan pembahasan, pengelolaan data Dapodik di SMA Negeri 1 Krian merupakan proses kompleks yang dipengaruhi faktor internal dan eksternal. Permasalahan utama meliputi keterbatasan SDM, infrastruktur teknologi yang belum memadai, serta kurangnya kesadaran dan dukungan warga sekolah. Rekomendasi untuk mengatasi masalah ini adalah peningkatan kapasitas SDM melalui
. Dengan memfokuskan pada Sapta Pesona, yaitu pesona alam, budaya, manusia, daya tarik wisata, dan daya saing, Umsida pelatihan, investasi pada infrastruktur teknologi, penyusunan kebijakan dan prosedur yang jelas, serta peningkatan kesadaran melalui sosialisasi. Penelitian ini terbatas pada satu sekolah dan menggunakan metode kualitatif, sehingga hasilnya tidak dapat digeneralisasikan. Penelitian selanjutnya disarankan menggunakan metode kuantitatif atau mixed methods untuk hasil yang lebih objektif dan fokus pada dampak pengelolaan Dapodik terhadap kualitas
M. Arif, M. Saro’i, A. Asfahani, M. Mariana, and O. Arifudin, “Tantangan dan Peluang dalam Inovasi Pembelajaran Islam di Era Digital,” Glob. Educ. J., vol. 2, no. 1, pp. 73–80, 2024, doi: 10.59525/gej.v2i1.322.
R. Jayanthi and A. Dinaseviani, “Kesenjangan Digital dan Solusi yang Diterapkan di Indonesia Selama Pandemi COVID-19,” J. IPTEKKOM J. Ilmu Pengetah. Teknol. Inf., vol. 24, no. 2, pp. 187–200, 2022, doi: 10.17933/iptekkom.24.2.2022.187-200.
M. Irwan and P. Nasution, “Meningkatkan Kualitas Informasi melalui Strategi Pengolahan Data yang Efektif,” J. Sharia Econ. Sch., vol. 2, no. 2, pp. 91–96, 2024.
M. Musakirawati, J. Jemmy, F. Anggriawan, F. A. Triansyah, A. Akib, and A. Tahir, “Pemanfaatan Platform Rapor Pendidikan Indonesia terhadap Perencanaan Berbasis Data,” JDMP (Jurnal Din. Manaj. Pendidikan), vol. 7, no. 2, pp. 201–208, 2023, doi: 10.26740/jdmp.v7n2.p201-208.
A. Fitrian and R. Hidayat, “Analisis SWOT Rapor Pendidikan tentang Literasi di SD Swasta Keagamaan,” Res. Dev. J. Educ., vol. 10, no. 1, p. 303, 2024, doi: 10.30998/rdje.v10i1.21898.
E. Handayani, R. Rusmiati Aliyyah, and R. Gani, “Penerapan Sistem Data Pokok Pendidikan pada Sekolah Dasar,” Karimah Tauhid, vol. 3, pp. 2779–2803, 2024, doi: 10.30997/karimahtauhid.v3i3.12226.
S. Dwi Diantari et al., “Pengoperasian Aplikasi RKAS dalam Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS),” J. Ilmu Pendidik., vol. 1, no. 2, pp. 280–299, 2024, doi: 10.62383/hardik.v1i2.370.
A. W. Harahap, H. Dharma, and D. H. Syahputra, “Implementasi Kebijakan Satu Data dalam Mengelola Data Pokok Peserta Didik dengan Menggunakan Aplikasi Dapodik Versi 2021.C di SMA Negeri 4 Binjai,” J. Serunai Adm. Pendidik., vol. 11, no. 1, pp. 8–16, 2022, doi: 10.37755/jsap.v11i1.574.
E. Rosana, “The Role of School Operators in Data and Information System Management and Service to Improve School Quality,” Indones. J. Educ., vol. 3, pp. 216–225, 2022, doi: 10.54443/injoe.v3i2.27.
A. S. Sholichah, M. Alam, D. Dendi, and E. J. Sastradiharja, “Digitalization of Education and Its Impact on Urban Society: A Study on Junior High School Teachers,” AL-ISHLAH J. Pendidik., vol. 15, no. 3, pp. 2895–2905, 2023, doi: 10.35445/alishlah.v15i3.2103.
R. S. B. Sinaga, R. Pranatalia, and S. Zai, “Meningkatkan Pengelolaan Manajemen Keuangan Sekolah melalui Metode Transparansi Berdasarkan Konstruksi Pendidikan Kristen,” J. Teol. Injili dan Pendidik. Agama, vol. 2, no. 3, 2024.
B. O. Shakira, N. A. Ramadhani, and Z. H. Salma, “Analisis Infrastruktur Jalan dan Pendidikan sebagai Tantangan Demokrasi dan Tata Kelola di Provinsi Papua Barat,” TERANG J. Kaji. Ilmu Sos. Polit. dan Huk., vol. 1, 2024.
S. Faridah, R. I. Saputra, and M. I. Ramadhani, “Analisis Pengelolaan Data Administrasi Digital Dapodik di Sekolah Menengah Atas Negeri 1 Tabunganen Kabupaten Barito Kuala,” J. Ter. Ilmu-Ilmu Sos., vol. 5, no. 1, p. 10, 2023, doi: 10.31602/jt.v5i1.10560.
A. Tiara, D. Fauzi, H. Dayanti, N. Sari, N. Khotimmah, and T. Roliyanah, “Efektivitas Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi terhadap Tata Persuratan Elektronik (Literature Review Manajemen Sekuriti),” J. Ekon. Manaj. Sist. Inf., vol. 4, no. 5, 2023, doi: 10.31933/jemsi.v4i5.1549.
J. W. Creswell, Research Design: Pendekatan Kualitatif, Kuantitatif, dan Mixed, ed. 3. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2010.
M. B. Miles, A. M. Huberman, and J. Saldaña, Qualitative Data Analysis: A Methods Sourcebook, 3rd ed. Thousand Oaks, CA: SAGE Publications, Inc., 2014.
A. A. G. Agung Yana, I. N. Y. Astana, and M. Yuneta, “Peranan Kompetensi Sumber Daya Manusia, Infrastruktur dan Pengawasan dalam Implementasi Sistem E-Procurement di Kota Kupang,” J. Spektran, vol. 10, no. 1, p. 1, 2022, doi: 10.24843/spektran.2022.v10.i01.p01.