I. Pendahuluan

Pemalsuan identitas dan tanda tangan dalam pembuatan akta otentik masih menjadi permasalahan yang kerap muncul dalam praktik kenotariatan di Indonesia. Hal ini dilakukan oleh pihak yang beritikad tidak baik untuk memperoleh keuntungan hukum secara tidak sah dan pada akhirnya menimbulkan persoalan terhadap keabsahan akta yang dibuat. Dalam praktiknya, kasus serupa sering kali menyeret notaris sebagai pihak yang dimintai keterangan karena akta yang dibuatnya dijadikan alat bukti hukum [1]. Hal ini menunjukkan bahwa akta otentik yang seharusnya memiliki kekuatan pembuktian sempurna sebagaimana dijelaskan dalam Pasal 1 angka 7 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris, dapat kehilangan nilai pembuktiannya apabila identitas atau tanda tangan penghadap tidak diverifikasi dengan benar. Oleh sebab itu, notaris wajib menerapkan prinsip kehati-hatian dan melakukan verifikasi menyeluruh terhadap identitas serta tanda tangan setiap penghadap sebagai langkah preventif terhadap pemalsuan [2].

Dalam pembuatan akta otentik, tindakan memalsukan identitas dan tanda tangan tidak hanya merugikan para pihak saja tetapi juga berpotensi merusak kredibilitas profesi seorang notaris. Sebagai pejabat umum yang diberi kewenangan oleh negara dalam pembuatan pembuatan akta otentik, notaris bertanggung jawab secara moral dan hukum untuk memastikan kebenaran data para penghadapnya sebelum akta tersebut ditandatangani [3]. Pembatalan akta atau tuntutan secara perdata kepada notaris yang bersangkutan merupakan salah satu bentuk dari akibat hukum yang ditimbulkan atas kelalaian yang terjadi dalam melakukan verifikasi [4]. Oleh karena itu, notaris tidak hanya berperan dalam sebatas penulisan klausula yang diinginkan oleh para pihak, tetapi juga bertindak sebagai penjaga keaslian dan keabsahan identitas para penghadap. Penerapan prinsip kehati-hatian (prudential principle) bisa jadi langkah utama dalam pencegahan pemalsuan data atau identitas serta kepercayaan publik terhadap profesi kenotariatan tetap terjaga [5].

Dalam praktiknya, proses pencocokan identitas dan tanda tangan penghadap menjadi tahapan yang paling krusial sebelum akta otentik ditandatangani. Seringkali ditemukan kasus dimana para penghadapnya menggunakan identitas atau tanda tangan yang tidak sesuai dengan dokumen aslinya [6]. Hal tersebut terjadi karena notaris cenderung mempercayai kelengkapan administratif yang diajukan tanpa melakukan pemeriksaan kembali terhadap keaslian dokumen [7]. Padahal, notaris memiliki berkewajiban secara moral untuk menegakkan prinsip kehati-hatian serta menjaga etika profesi terkait keaslian data yang tercantum dalam akta [8]. Kesalahan administratif yang terjadi sekalipun kecil, dapat menimbulkan akibat hukum serius bagi notaris, termasuk kemungkinan dibatalkannya akta atau tanggung jawab perdata terhadap para pihak [5]. Ketentuan ini selaras dengan amanat Pasal 16 ayat (1) huruf a Undang-Undang Jabatan Notaris yang mewajibkan notaris untuk bertindak jujur, seksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan para pihak [9].

Fenomena pemalsuan identitas dan tanda tangan penghadap menjadi hal yang penting untuk diwaspadai karena secara langsung berkaitan dengan keabsahan akta otentik yang dibuat oleh notaris. Akta yang memuat identitas atau tanda tangan palsu tidak hanya kehilangan kekuatan pembuktian, tetapi juga dapat menimbulkan tanggung jawab hukum bagi notaris sebagai pejabat umum yang membuatnya [1]. Berdasarkan Pasal 16 ayat (1) huruf a Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris, menegaskan bahwa notaris harus memastikan kebenaran identitas dan tanda tangan setiap penghadap sebelum akta ditandatangani [9]. Pelanggaran terhadap asas kehati-hatian dalam proses tersebut dapat menimbulkan sengketa perdata, terutama apabila salah satu pihak dirugikan akibat akta yang dinyatakan cacat hukum [4].

Beberapa penelitian sebelumnya telah menyoroti pentingnya peran notaris dalam mencegah pemalsuan identitas maupun tanda tangan penghadap melalui penerapan prinsip kehati-hatian dan etika profesi. Sonia Christy Sipayung dan Edith Ratna M.S menegaskan bahwa etika profesi merupakan pedoman moral yang menjaga integritas notaris dalam setiap tindakan hukum, sehingga akta yang dibuat dapat dijamin keabsahan serta ke otentikannya [8]. Sejalan dengan itu, Albertus Dicky Andrianto, I Nyoman Putu Budiartha, dan Ni Gusti Ketut Sri Astiti menyatakan bahwa asas kehati-hatian berfungsi sebagai bentuk perlindungan hukum preventif bagi notaris agar terhindar dari potensi tanggung jawab atas akta yang cacat secara hukum [5].

Selain itu, penelitian oleh Zanuba Arifa Khafsof menunjukkan bahwa penerapan prinsip kehati-hatian tidak hanya melindungi notaris, tetapi juga memberikan jaminan hukum kepada para pihak agar setiap akta yang ditandatangani benar-benar dibuat atas dasar kehendak yang sah dan bebas dari unsur pemalsuan [3]. Hasil serupa ditemukan oleh Hastu Nuring Yudanti dan Eva Achjani Zulfa yang menekankan bahwa peran notaris sangat menentukan dalam memastikan keabsahan identitas penghadap sebelum akta ditandatangani, karena kesalahan kecil dalam verifikasi dapat menimbulkan konsekuensi hukum serius bagi notaris maupun pihak yang bersangkutan [1]. Di sisi lain, Wira Wanza Wonggo dan Amelia Nur Widyanti juga menegaskan bahwa perlindungan hukum terhadap notaris maupun para pihak baru dapat diberikan apabila seluruh tahapan pemeriksaan dilakukan dengan cermat dan sesuai prosedur yang berlaku [10]. Dengan demikian, mayoritas penelitian terdahulu berfokus pada pentingnya prinsip kehati-hatian dan etika profesi saja dan belum banyak yang mengkaji secara mendalam terkait bagaimana tanggung jawab perdata notaris diterapkan ketika kasus pemalsuan benar-benar terjadi di praktik kenotariatan.

Meskipun berbagai penelitian sebelumnya telah membahas prinsip kehati-hatian dan etika profesi dalam pembuatan akta, sebagian besar masih berfokus pada tanggung jawab etik dan preventif notaris tanpa menelaah tanggung jawab perdata secara konkret. Belum banyak kajian yang menyoroti bagaimana bentuk perlindungan hukum terhadap notaris ketika terjadi pemalsuan identitas atau tanda tangan oleh penghadap. Padahal dalam praktiknya, situasi tersebut menimbulkan persoalan hukum yang kompleks terutama terkait keabsahan akta dan posisi hukum notaris sebagai pejabat umum. Penelitian ini bertujuan untuk mengisi kekosongan tersebut dengan menganalisis peran, upaya preventif, serta tanggung jawab perdata notaris dalam menghadapi pemalsuan identitas dan tanda tangan penghadap. Oleh karena itu, tujuan dari kajian ini adalah untuk menjelaskan secara mendalam bagaimana notaris menjalankan peran dan tanggung jawabnya dalam mengantisipasi serta menghadapi risiko hukum akibat tindakan pemalsuan identitas dan tanda tangan penghadap.

Rumusan Masalah

Berdasarkan pendahuluan yang telah diuraikan, maka permasalahan yang akan dibahas dalam peneltian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana peran notaris dalam melakukan verifikasi identitas penghadap penandatangan akta otentik?

2. Bagaimana tanggung jawab serta perlindungan hukum notaris dalam perspektif hukum perdata ketika terjadi pemalsuan identitas atau tanda tangan penghadap?

II. Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode yuridis normatif dengan pendekatan perundang-undangan dan konseptual. Pendekatan perundang-undangan dilakukan dengan mengkaji ketentuan hukum yang mengatur jabatan notaris, khususnya terkait kewajiban verifikasi identitas dan tanda tangan penghadap dalam pembuatan akta otentik. Sementara itu, pendekatan konseptual digunakan untuk memahami prinsip kehati-hatian, etika profesi serta tanggung jawab notaris dalam menjalankan kewenangannya sebagai pejabat umum.

Bahan hukum yang digunakan terdiri atas bahan hukum primer dan bahan hukum sekunder. Bahan hukum primer yang digunakan berupa peraturan perundang-undangan berupa KUHPerdata, Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Jabatan Notaris, serta Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 9 Tahun 2017 Tentang Penerapan Prinsip Mengenali Pengguna Jasa Bagi Notaris. Sedangkan bahan hukum sekunder berupa jurnal ilmiah dan literatur hukum yang relevan dengan topik penelitian. Selain itu, penelitian ini juga didukung oleh hasil wawancara yang telah dilakukan sebagai data penunjang untuk memperkuat analisis normatif. Seluruh bahan hukum dianalisis secara kualitatif deskriptif guna memperoleh pemahaman yang komprehensif mengenai peran dan tanggung jawab notaris dalam mengantisipasi pemalsuan identitas dan tanda tangan penghadap.

I II . Hasil dan Pembahasan

A. Peran dan Tanggung Jawab Notaris dalam Verifikasi Identitas Penghadap serta Perlindungan Hukum dalam Akta Otentik

Peran Notaris dalam memastikan kebenaran identitas dan tanda tangan para penghadap merupakan aspek mendasar untuk menjamin keabsahan serta kekuatan pembuktian dari akta otentik. Sebagai Pejabat Umum, Notaris dituntut untuk bekerja secara jujur, independen, tidak berpihak, dan taat pada ketentuan hukum yang berlaku. Kewajiban tersebut mengharuskan penerapan prinsip kehati-hatian melalui pemeriksaan identitas secara teliti guna memastikan bahwa setiap orang yang hadir benar-benar memiliki kualifikasi serta kewenangan untuk bertindak secara hukum [11]. Berdasarkan wawancara dengan Notaris X di Kota Sidoarjo (2025), dijelaskan bahwa prinsip kehati-hatian tersebut terutama diwujudkan melalui pengecekan identitas secara langsung dan pencocokan data penghadap sebelum akta dibuat [12].

Berdasarkan uraian tersebut, pembahasan dalam penelitian ini difokuskan pada bagaimana peran dan tanggung jawab Notaris dijalankan secara nyata dalam proses verifikasi identitas dan tanda tangan penghadap, serta sejauh mana penerapan prinsip kehati-hatian memberikan perlindungan hukum bagi Notaris dalam pembuatan akta otentik [11]. Penelitian ini tidak menitikberatkan pada pembuktian kebenaran materiil data kependudukan, melainkan pada pemenuhan kewajiban formil Notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan praktik kenotariatan. Dengan demikian, analisis diarahkan untuk menilai kesesuaian antara norma hukum yang berlaku dan praktik verifikasi yang dilakukan oleh Notaris, khususnya dalam menghadapi risiko pemalsuan identitas atau tanda tangan oleh penghadap [13].

Gambar 1. Alur Vetifikasi Identitas

Proses verifikasi dilakukan oleh Notaris sebelum akta dibuat dengan cara memeriksa dokumen identitas asli penghadap, seperti KTP, Kartu Keluarga, atau paspor. Dalam pelaksanaannya, Notaris perlu memastikan bahwa data, foto, dan tanda tangan yang tercantum dalam dokumen identitas tersebut sesuai dengan kondisi orang yang hadir secara langsung. Berdasarkan keterangan Notaris X, pemeriksaan identitas merupakan tahapan yang sangat penting karena dalam praktik sering ditemukan perbedaan antara foto pada identitas dan penampilan penghadap saat ini, sehingga diperlukan klarifikasi lebih lanjut sebelum akta dapat dibuat. Apabila Notaris tidak mengenal penghadap secara pribadi, verifikasi identitas dapat diperkuat melalui kehadiran saksi pengenal, yaitu dua orang saksi yang dikenal oleh Notaris atau dua orang penghadap lain yang dapat memperkenalkan pihak tersebut. Kelalaian dalam proses verifikasi ini dapat berdampak pada tidak sahnya akta yang dibuat [2].

Selain identitas, Notaris juga berkewajiban memastikan keaslian tanda tangan yang dibubuhkan dalam akta sebagai bagian dari pemenuhan syarat formil. Penandatanganan harus dilakukan secara langsung di hadapan Notaris dan saksi-saksi akta untuk memberikan kepastian mengenai kehadiran para pihak. Berdasarkan wawancara dengan Notaris X, verifikasi tanda tangan dilakukan dengan membandingkan tanda tangan dalam akta dengan tanda tangan yang tercantum dalam dokumen identitas resmi seperti KTP. Di samping itu, Notaris X juga mensyaratkan pembubuhan sidik jari pada minuta akta untuk memperkuat keotentikan dan sebagai bentuk penerapan kehati-hatian [2].

Apabila verifikasi menunjukkan adanya ketidaksesuaian terutama perbedaan antara wajah penghadap dan foto pada dokumen identitas maka akta yang akan dibuat dapat kehilangan keabsahan formilnya [12]. Notaris X menjelaskan bahwa ketidaksesuaian tersebut biasanya terlihat dari foto pada KTP yang tidak cocok dengan wajah penghadap yang hadir. Dalam kondisi demikian, Notaris harus bersikap cermat karena akta yang dibuat berdasarkan identitas yang tidak valid dapat batal demi hukum atau menurun kekuatan pembuktiannya menjadi akta di bawah tangan. Oleh sebab itu, ketelitian dalam memverifikasi identitas dan tanda tangan merupakan langkah penting untuk mencegah terbitnya akta yang cacat hukum dan berpotensi menimbulkan kerugian bagi para pihak [7].

Dalam hukum perdata, tanggung jawab Notaris didasarkan pada asas tanggung jawab karena kesalahan (based on fault liability), sebagaimana diatur dalam Pasal 1365 KUHPerdata mengenai Perbuatan Melawan Hukum (PMH) [14]. Tanggung jawab ini muncul apabila terdapat kerugian yang timbul akibat tindakan Notaris yang dinilai salah, bertentangan dengan ketentuan, atau lalai dalam memenuhi kewajiban formilnya. Kendati demikian, pada dasarnya Notaris hanya bertanggung jawab atas kebenaran formal akta, yaitu hal-hal yang dilihat, didengar, dan dilaksanakan oleh Notaris selama proses pembuatan akta berlangsung [15].

Hasil wawancara dengan Notaris X menunjukkan bahwa apabila terdapat indikasi penggunaan identitas atau tanda tangan palsu oleh penghadap, Notaris akan langsung menghentikan proses dan menolak pembuatan akta. Tindakan tersebut merupakan bentuk pelaksanaan kewajiban verifikasi formil sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Jabatan Notaris, khususnya terkait pengenalan dan kehadiran penghadap [9]. Dalam kondisi demikian, apabila pemalsuan dilakukan sepenuhnya oleh penghadap tanpa sepengetahuan dan tanpa keterlibatan Notaris, maka kesalahan tersebut tidak dapat dibebankan kepada Notaris. Tanggung jawab hukum baru dapat dimintakan kepada Notaris apabila terbukti bahwa Notaris tetap melanjutkan pembuatan akta meskipun mengetahui adanya pemalsuan, atau apabila Notaris turut serta secara aktif dalam perbuatan pemalsuan tersebut [9]. Oleh karena itu, penolakan pembuatan akta sejak awal merupakan langkah preventif yang menegaskan posisi Notaris sebagai pihak yang bertindak sesuai hukum dan tidak bertanggung jawab atas perbuatan pidana penghadap [16].

Pencegahan pemalsuan identitas dan tanda tangan merupakan kewajiban Notaris yang dijalankan melalui penerapan Prinsip Kehati-hatian (Prudent Notarius Principle). Prinsip ini berfungsi sebagai perlindungan hukum bagi Notaris agar tidak dipersalahkan atas perbuatan pidana yang dilakukan oleh para pihak, sepanjang Notaris telah melaksanakan seluruh prosedur verifikasi secara benar dan cermat. Berdasarkan wawancara dengan Notaris X di Kota Sidoarjo (2025), kehati-hatian diwujudkan melalui pemeriksaan dokumen identitas asli dan pencocokan identitas fisik penghadap sebelum pembuatan akta. Dengan dilaksanakannya prosedur tersebut, Notaris tidak dapat dimintai pertanggungjawaban pidana maupun perdata atas pemalsuan yang dilakukan oleh penghadap, kecuali apabila terdapat bukti bahwa Notaris dengan sengaja atau karena kelalaiannya turut berperan dalam terjadinya pemalsuan tersebut [3].

Pelaksanaan prinsip tersebut diterapkan melalui prosedur verifikasi berlapis terhadap subyek maupun obyek akta. Notaris wajib mengenali penghadap melalui identitas yang ditunjukkan dan memeriksa seluruh dokumen yang berkaitan dengan akta secara teliti. Menurut penjelasan Notaris X, langkah-langkah yang biasanya dilakukan antara lain meminta dokumen asli, memeriksa apakah fisik orang yang datang sesuai dengan data di identitas, dan melibatkan saksi bila diperlukan. Proses ini tidak hanya mengecek kecocokan dokumen, tetapi juga menilai kejujuran dan integritas pihak-pihak yang terlibat. Oleh karena itu, Notaris harus sangat teliti sebelum membuat atau menandatangani akta, termasuk memastikan semua informasi penting telah diperiksa dengan baik. Apabila terdapat keragu-raguan terhadap keterangan penghadap, Notaris wajib melakukan penggalian informasi lebih lanjut. Selain itu, dari segi etika, Notaris dianjurkan memberikan rentang waktu yang memadai dalam proses pembuatan akta agar penulisan dan pemeriksaan substansi akta dapat dilakukan secara cermat dan tidak terburu-buru [3].

Upaya pencegahan juga dikuatkan melalui kepatuhan pada teknik administrasi pembuatan akta, seperti pembacaan akta, verifikasi kehadiran para penghadap, penandatanganan akta, serta pembubuhan sidik jari (cap jempol). Dari hasil wawancara, Notaris X menjelaskan bahwa menempelkan sidik jari sangat penting untuk memperkuat keaslian akta dan mencegah pemalsuan tanda tangan. Penandatanganan dan pembubuhan sidik jari harus dilakukan langsung di hadapan Notaris agar waktu dan kejadian hukum tercatat dengan jelas. Untuk akta yang berkaitan dengan pertanahan (Akta PPAT), Notaris atau PPAT juga harus memastikan dokumen pendukung, seperti sertifikat tanah dan surat kuasa, benar-benar asli dan bebas dari sengketa atau beban hukum. Kepatuhan pada seluruh prosedur ini tidak hanya melindungi Notaris dari risiko hukum, tetapi juga memberikan kepastian hukum bagi masyarakat sebagai penerima layanan [3].

Apabila Notaris menemukan indikasi ketidaksesuaian data atau dugaan pemalsuan identitas, Notaris wajib mengambil langkah tegas. Notaris berwenang untuk menolak pelayanan apabila informasi yang diberikan penghadap tidak dapat dipertanggungjawabkan atau berpotensi menimbulkan masalah di kemudian hari. Berdasarkan keterangan Notaris X, tindakan yang dilakukan ketika terdapat indikasi pemalsuan adalah menghentikan proses secara langsung dan menolak pembuatan akta. Akta yang bersumber dari data palsu pasti cacat hukum dan tidak dapat dijadikan dasar perbuatan hukum apa pun. Karena itu, tindakan menolak pembuatan akta merupakan penerapan nyata dari Prinsip Kehati-hatian. Apabila Notaris lalai mendeteksi penipuan atau kurang teliti menilai keabsahan dokumen, akta yang dibuat dapat menjadi instrumen yang salah dan berpotensi menimbulkan kerugian bagi pihak lain [12].

Dalam praktiknya, ketika terdapat indikasi pemalsuan, Notaris dituntut untuk memperketat standar verifikasi sebagai langkah perbaikan internal. Risiko yang timbul dari potensi cacat akta mengharuskan Notaris bersikap lebih waspada dan tidak mudah percaya, bahkan terhadap pihak yang sebelumnya telah dikenalnya. Berdasarkan wawancara dengan Notaris X, peningkatan prosedur dilakukan dengan mewajibkan pembubuhan sidik jari dan melakukan dokumentasi proses verifikasi secara lebih rinci dalam berkas klien sebagai tindakan mitigasi risiko. Langkah ini memastikan bahwa Notaris telah bertindak dengan itikad baik dan mengikuti seluruh prosedur yang berlaku, yang pada akhirnya menjadi dasar perlindungan hukumnya [12].

Lebih lanjut, Notaris X menjelaskan bahwa selama Notaris mengikuti seluruh prosedur verifikasi sebagaimana ditentukan dalam peraturan perundang-undangan, Notaris tetap memperoleh perlindungan hukum. Perlindungan ini berasal dari Majelis Pengawas atau Majelis Kehormatan Notaris yang berperan memastikan bahwa proses pemeriksaan terhadap Notaris tidak dilakukan secara sewenang-wenang oleh aparat penegak hukum. Dengan cara tersebut, Notaris bisa membuktikan bahwa ia bertindak dengan itikad baik dan tidak lalai hingga menimbulkan kerugian bagi pihak lain. Menurut Notaris X, aturan yang ada saat ini sudah cukup memberikan perlindungan hukum bagi Notaris. Meski begitu, ia menekankan pentingnya tetap waspada, karena pemalsuan identitas semakin mudah dilakukan di era digital. Selain itu, Notaris tidak memiliki wewenang untuk memeriksa secara mendalam keaslian data kependudukan, sehingga risiko penyalahgunaan identitas tetap ada meski persyaratan formal sudah terpenuhi. Kondisi ini menunjukkan bahwa meskipun perlindungan hukum tersedia, kehati-hatian tetap menjadi unsur utama yang harus dijalankan oleh setiap Notaris [10].

I V. Simpulan

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan, dapat disimpulkan bahwa peran notaris dalam melakukan verifikasi identitas penghadap pada penandatanganan akta otentik merupakan kewajiban formil yang menentukan keabsahan akta dari perspektif hukum perdata. Verifikasi tersebut mencakup pemeriksaan identitas penghadap, kehadiran secara langsung, serta penandatanganan akta di hadapan notaris sebagai perwujudan prinsip kehati-hatian. Dalam hal terjadi pemalsuan identitas atau tanda tangan yang dilakukan oleh penghadap, notaris tidak serta-merta dapat dimintai pertanggungjawaban perdata sepanjang notaris telah menjalankan kewenangan dan kewajiban formilnya secara cermat, jujur, dan beritikad baik. Pertanggungjawaban perdata hanya dapat dibebankan kepada notaris apabila terbukti adanya kesalahan atau kelalaian yang menimbulkan kerugian bagi pihak lain serta memiliki hubungan kausal dengan perbuatan notaris tersebut. Dengan demikian, penerapan prinsip kehati-hatian dalam verifikasi identitas berfungsi sebagai batas tanggung jawab perdata sekaligus memberikan perlindungan hukum bagi notaris sebagai pejabat umum dalam pembuatan akta otentik.

Ucapan Terima Kasih

Penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah memberikan dukungan dan kontribusi dalam penyusunan artikel ini, khususnya kepada Notaris X di Kota Sidoarjo yang telah bersedia meluangkan waktu untuk memberikan informasi melalui wawancara sehingga memperkaya analisis penelitian. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada Ibu Sri Budi Purwaningsih, S.H., M.Kn. selaku dosen pembimbing atas arahan dan masukan yang diberikan kepada penulis, serta kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu dan telah membantu terselesaikannya penelitian ini.